Giao tiếp qua mail

Hiện nay, việc giao tiếp qua mail ngày càng được chú trọng tới. Mục đích của việc gửi mail như: giới thiệu bản thân CV để ứng tuyển, giao việc và phản hồi công việc, hỏi thông tin, liên lạc,... Lợi ích của việc gửi mail là tiện dụng, và thoải mái. Mặc dù ở xa, nhưng đều có thể giao tiếp qua mail giúp giữ tiến độ công việc; hay gửi tài liệu liên quan thì gửi qua mail thì đầu bên kia sẽ nhận được ngay. Nhưng gửi mail làm sao để thể hiện sự chuyên nghiệp. Có những anh chị giao tiếp bên ngoài rất tốt, nhưng khi giao tiếp qua mail thì cẩu thả. Thế là khách hàng dòm chi tiết này để bắt lỗi là anh chị không chuyên nghiệp và đi chỗ khác để mua hàng. Có thể thấy việc giao tiếp qua mail là công việc nhỏ nhặt, nhưng nó cũng thể hiện sự chuyên nghiệp, tinh thần, thái độ làm việc. Vì vậy chúng ta không nên vì giao tiếp qua mail mà làm mất điểm với mọi người được.

Đầu tiên về tên mail, yahoo phải thể hiện sự chuyên nghiệp chứ không phải là tên mail độc, lạ. Ví dụ với những mail tên như batnapquantaidomemlancuoi, anhbakhiamientrung, cobemuadong, anhchangdeptrai,....Đối với những mail này dùng cho việc liên lạc với bạn bè thì không có vấn đề gì, nhưng dùng cho công việc thì chắc chắn sẽ cầm chắc là thất bại. Đơn giản vì bên nhận sẽ cho rằng đây là thư rác, spam, hoặc cũng là thư của hacker không chừng,....

Công thức của tên mail chuyên nghiệp: ten.hotendem@. Ví dụ nam.nguyenvan@, nu.nguyenthi@. Ngoài ra trong tên mail cũng có ghi nghề nghiệp như nguyenvannamHR@, nguyenthinuHR@.

Cấu trúc thư gồm có địa chỉ người gửi, tiêu đề, nội dung thư.

 Địa chỉ người gửi "To" là địa chỉ mail mà bạn muốn gửi qua (giống số nhà). Ngoài ra còn có ký hiệu CC và BCC cần phải để ý. Cả 2 đều là bản sao đến các địa chỉ khác nữa. Khác biệt ở chỗ CC là mọi người có thể thấy nhau, nhưng BCC thì những người ở mục BCC mới thấy. Ví dụ như gửi To a@ và CC mail b@. Có nghĩa là a sẽ thấy b, và b sẽ thấy a trong danh sách nhận mail. Nhưng ví dụ khác To a@ và BCC c@. Điều này có nghĩa là a sẽ không biết là có sự hiện diện của c, nhưng c sẽ biết được mail có được gửi qua cho a. Việc sử dụng CC cũng giống như là "To", không khác gì mấy. Trên thực tế thì việc sử dụng CC và BCC cũng khá phổ biến. như gửi mail làm việc với khách hàng, thì ta cũng dùng 2 chức năng này (nhất là BCC) để sếp có thể quản lý, biết được tiến độ công việc.

Tiêu đề (Subject) cũng rất quan trọng. Trong mọi bức thư đều cần phải có tiêu đề. Ngoài ra tiêu đề cần phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. 

Nội dung thư. Ở phần này là khoảng trống ở dưới, dùng để viết nội dung bức thư muốn trao đổi. Nên có cấu trúc rõ ràng gồm câu mở đầu, phần nội dung chính, câu kết. 

Phần mở đầu thư như Kính gửi, Chào anh chị, Dear,....

Phần nội dung chính thể hiện nội dung cuộc trao đổi.

Phần kết như Thân, Trân trọng,....

Lưu ý trong nội dung thư cần sử dụng văn viết (chứ không sử dụng văn nói), không sử dụng biểu tượng mặt cười, không tiếng tây ta lẫn lộn, không viết tắt và cần phải kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi.

Chữ ký cũng cần phải được chú trọng tới khi giao tiếp qua mail. Chữ ký là những dòng chữ mặc định, sẽ tự động xuất hiện khi bạn muốn gửi thư, trả lời thư. Cách tạo chữ ký như sau vào thiết lập cài đặt , chọn cài đặt, mục Viết email, sẽ xuất hiện thanh để điều chỉnh chữ ký. Chữ ký nên có những nội dung như: họ tên, công ty, email công ty, chức danh trong công ty, số điện thoại liên lạc, email liên lạc.

Đính kèm tài liệu là sẽ gửi qua tài liệu, file đính kèm. Nên gửi những file thông dụng như .doc, .docx, .xls, .pdf. Đối với trường hợp gửi nhiều file thì nên nén file thành .rar hoặc .zip trước khi gửi. Ấn vào biểu tượng để đính kèm.

Qua trên là một số vấn đề cơ bản về việc giao tiếp qua mail. Lưu ý trước khi gửi cần phải kiểm tra lại toàn bộ để tránh những đáng tiếc có thể xảy ra. Đây là Giao tiếp qua mail bằng slide để tham khảo.