Đào tạo với sự hỗ trợ của trò chơi

Khi nhắc tới đào tạo, chúng ta thường liên tưởng tới ngay đào tạo theo cách truyền thống và phổ biến. Đó là một người giảng dạy ở trên, các học viên ở dưới. Tuy là cách phổ biến nhưng nó được đánh giá là không tạo ra được nhiều sự đột biến cho việc đào tạo và phát triển nhân viên. Vì vậy những người giảng dạy sẽ lồng một vài trò chơi vào trong bài giảng của mình. Điều này sẽ giúp cho các học viên có tâm lý thoải mái hơn khi tiếp thu. Ngoài ra còn tạo cho lớp học vui nhộn và sinh động; sẽ làm cho học viên có thêm hứng thú và động lực để hoàn thành khóa đào tạo. Tất nhiên việc áp dụng trò chơi vào không hề đơn giản tí nào. Việc này cần phải dựa vào kinh nghiệm đứng lớp đào tạo của người giảng dạy. Vừa giảng dạy kiến thức chuyên môn, và vừa tổ chức trò chơi để ăn nhập vào nội dung bài học là điều không tưởng. Phải "lèo lái" ra sao để mọi người hòa đồng và thoải mái, chấp nhận trò chơi; cũng như tạo môi trường giảng dạy lúc đó phải vui vẻ, mới có thể thấy được mặt tích cực của việc tổ chức trò chơi.

Có rất nhiều trò chơi khác nhau như: trò giới thiệu về bản thân là khá phổ biến, trò nhập vai giải quyết tình huống, trò chơi giải ô chữ, trò chia nhóm ra để cho đấu với nhau,.... Rất nhiều thể loại cũng như rất nhiều biến tấu của trò chơi để người giảng dạy có thể áp dụng. Còn mục tiêu cơ bản nhất của việc tổ chức trò chơi là tạo sự thoải mái, vui vẻ trong lúc học; tạo được sự linh hoạt, sinh động trong bài giảng; và giúp mọi người dễ tiếp thu hơn. Ngoài ra có những trò chơi chủ yếu dùng để cải thiện sự tự tin cho học viên. Ví dụ như trò buộc mắt học viên, cho đi từ đầu cho tới cuối lớp học. Học viên sẽ sợ hãi vì phải đụng phải chướng ngại vật là bàn ghế. Người giảng dạy sẽ chỉ đạo âm thầm cho mọi người kéo bàn ghế nhẹ nhàng tránh đường. Khi học viên bị buộc mắt đã hoàn thành nhiệm vụ và khi cởi ra sẽ rất bất ngờ. Mục tiêu của trò chơi là đưa ra cho mọi người thấy chướng ngại vật đều ở trong tâm của mọi người. Khi làm việc gì, hay được giao nhiệm vụ gì thì mọi người lại sợ. Nỗi sợ ấy chính là chướng ngại trong tâm của mọi người mà mỗi người chúng ta tưởng tượng ra thêm. Vì vậy khi làm việc thì phải bắt tay làm ngay và không vì những chướng ngại tưởng tượng như vậy, mà làm ảnh hưởng tới con đường công danh của chúng ta được. Ngoài ra, còn có nhiều trò thú vị khác như: thinking outside the box, giải ô chữ, trò đố chữ. Còn có trò chia nhóm để hát cùng lúc những bài hát khác nhau. Sau đó cho mọi người hát chung với nhau, và người đào tạo phải giúp cho mọi người nhận ra được điều cốt yếu. Chính là một tập thể đoàn kết sẽ lợi hại hơn nhiều cá nhân xuất sắc mà cô độc. Nhưng phải nhớ việc sử dụng trò chơi chỉ có thể hỗ trợ cho việc học, đào tạo. Chứ đừng nên lạm dụng quá kẻo lớp học cứ như khu vui chơi. Học thì ít, chơi thì nhiều. Kiến thức không vô được bao nhiêu, mà thái độ thì cứ ăn chơi thoải mái.

Tôi cũng từng được tham gia lớp học ngoại ngữ của một thầy bên trường ĐH Mở Tp.HCM tại cơ sở Phú Lâm. Thầy tổ chức trò chơi là một dạng biến tấu về giới thiệu bản thân. Lúc đầu thầy yêu cầu cả lớp từng người sẽ nói tên của mình, và nói 2 câu giới thiệu về bản thân; đặc biệt là 1 câu đúng và 1 câu sai. Khi mỗi người giới thiệu xong thì thầy sẽ đoán, và sinh viên sẽ cho biết là thầy đúng hay sai và giới thiệu lại bản thân nếu được. Vì là 2 câu giới thiệu bất kỳ, không theo một quy tắc cụ thể, nên có những câu hỏi thật sự rất thú vị và "quái". Chủ yếu của trò chơi này là thầy muốn đánh giá năng lực của mỗi học viên, cũng như sự sáng tạo, cách dùng từ, sự nhạy bén, và tính hài hước của mỗi người. Quả thật khóa học ngoại ngữ đó tôi cảm thấy hứng thú và phấn khích tham dự đầy đủ không hề nghỉ bữa nào. Có thể nói rằng chính nhờ vào trò chơi đó mà giúp tôi và các bạn học viên thêm sự tự tin, sự hứng thú; và giúp tôi vượt qua được kỳ kiểm tra cuối khóa mà tôi vốn đã có ác cảm với việc học ngoại ngữ.

Có thể thấy rằng việc áp dụng trò chơi vào trong khóa đào tạo rất có ích cho học viên. Và việc sử dụng trò chơi ở múc độ vừa phải, không nên lạm dụng quá. Nếu được như vậy không những giúp cho học viên dễ tiếp thu kiến thức, mà còn giúp cho họ có thêm thái độ và sự hứng thú với khóa học. Và sau nữa là đã một phần góp phần vào trong công việc đào tạo thêm phần hiệu quả.

Read More

Quy trình đề bạt - thăng chức

Đề bạt, thăng chức, tiến cử là cho nhân viên làm ở những vị trí công việc, chức danh cao hơn, quan trọng hơn. Điều này giúp cho công ty giữ chân những nhân viên vừa có tài vừa có đức. Thăng tiến còn giúp cho nhân viên có thêm động lực, hứng thú, phấn đấu làm việc tốt. Ngoài ra, thăng chức còn có nghĩa là tuyển dụng nội bộ, và đã giúp cho doanh nghiệp tốn được nhiều khoản chi phí, thay cho việc tuyển dụng nguồn bên ngoài. Có thể kể ra như chi phí tuyển dụng, đăng thông báo tuyển dụng, "săn đầu người", chi phí cho đào tạo, hội nhập; và chưa kể phải tốn khoảng thời gian dài để nhân viên được thuê ngoài có thể phát huy được hết khả năng của mình. Còn nhân viên được đề bạt thăng chức thì đã quen với công việc, với công ty, đồng nghiệp, khách hàng. Chưa kể tới việc họ đã am tường văn hóa công ty, đã nắm rõ cách thức làm việc, các thủ tục, chính sách, nội quy công ty, định hình được các vấn đề rắc rối. Vì vậy những công ty hàng đầu thế giới trong đó có Việt Nam đều tập trung phát triển, đào tạo nhân viên.

Mỗi công ty sẽ có những quy trình để đề bạt thăng chức, tiến cử khác nhau. Nhưng ở nước ta thì thường thấy quy trình gồm có: Nhu cầu tuyển dụng và đề xuất, lập Hội đồng tuyển dụng, lập và thu nhập hồ sơ, lựa chọn ứng viên, công bố quyết định, lưu hồ sơ.

STT	Người thực hiện	Quy trình	Biểu mẫu
1	Trưởng bộ phận, nhân viên	Nhu cầu tuyển dụng và đề xuất	Phiếu thăng chức, Phiếu đề xuất bổ nhiệm,
2	Người có thẫm quyền	Lập HĐ tuyển dụng
3	HĐ tuyển dụng, P.NS	Lập và thu thập hồ sơ	Phiếu đánh giá, Phiếu đánh giá tín nhiệm, Bảng tự nhận xét và các biểu mẫu đánh giá khác
4	HĐ tuyển dụng	Lựa chọn ứng viên
5	Phòng Nhân sự	Công bố quyết định và làm thủ tục	Quyết định bổ nhiệm
6	Phòng Nhân sự	Lưu hồ sơ

1) Nhu cầu tuyển dụng và đề xuất:

Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân viên để phục vụ cho việc thực hiện chiến lược. Lúc đó có thể xem xét việc tuyển dụng nên sử dụng nguồn nào là hiệu quả. Nếu sử dụng nguồn bên trong, đồng nghĩa với việc thăng chức tiến cử thì phòng Nhân sự nên làm Phiếu thăng chức. Phiếu này sẽ thể hiện tổng quan về thông tin về chức danh, những người được ứng cử, đề xuất, cùng với những người thay thế họ. Việc chọn người để ứng cử nên có khoảng 2 người trở lên để tạo sự cạnh tranh lành mạnh. Ngoài ra có thể sử dụng nguồn bên ngoài để vừa có thể đa dạng được ứng viên, và cũng tạo ra động lực làm việc cho nhân viên "nhà".

Hay những nhân viên cảm thấy tự tin về năng lực bản thân cũng có thể tự đề xuất qua Phiếu đề xuất bổ nhiệm và nộp về cho phòng Nhân sự đánh giá, và lấy ý kiến của Giám đốc. Nhân viên đề xuất cũng nên tham khảo bảng mô tả công việc, cũng như tìm hiểu về công việc để có thể đáp ứng được đầy đủ yêu cầu để thi tuyển.

2) Lập HĐ tuyển dụng:

HĐ tuyển dụng nên có người trong bộ phận chuyên môn, bộ phận nhân sự và người quyết định. Bộ phận chuyên môn sẽ xem xét kiến thức, kỹ năng; bộ phận nhân sự sẽ giúp hỗ trợ cho công tác phỏng vấn được tốt hơn. Người quyết định nên là cấp trên trực tiếp của vị trí cần tuyển. Ví dụ như nếu tuyển Giám đốc thì người quyết định nên là Hội đồng quản trị, nếu tuyển GĐ chuyên môn, trưởng phòng thì người quyết định nên là Tổng giám đốc. Ngoài ra, công ty có thể thuể thêm một chuyên gia bên ngoài tham gia để tạo thêm phần khách quan.

3) Lập và thu nhập hồ sơ:

HĐ tuyển dụng, P.NS sẽ tổng hợp Phiếu đánh giá, Phiếu đánh giá tín nhiệm. Phiếu đánh giá sẽ do cấp quản lý trực tiếp đánh giá. Phiếu đánh giá tín nhiệm sẽ được đồng nghiệp, nhân viên và khách hàng thường làm việc chung sẽ đánh giá. Nhân viên được đề bạt cũng phải tự nhận xét bản thân thông qua Bảng tự nhận xét. Ngoài ra, còn phải thu thập thêm những đánh giá khác như ASK, KPI,... của nhân viên.

4) Lựa chọn ứng viên:

Hội đồng tuyển dụng sẽ phỏng vấn, đánh giá và lựa chọn ứng viên. Việc chọn ứng viên phù hợp cần phải đáp ứng được kinh nghiệm thực tế, thời gian thâm niên, những kỹ năng, thành tích đạt được, tiềm năng phát triển, năng lực quản lý, khả năng giao tiếp,....Vì vậy trước khi đưa ra sự lựa chọn, HĐ tuyển dụng cần nên tổng hợp, bàn bạc lại để chọn được ứng viên phù hợp nhất. Ngoài ra, thái độ, tính cách, cái tâm cũng được nên tham khảo. Có nhiều trường hợp công ty thấy nhân viên xuất sắc, chuyên môn cao, cống hiến nhiều, chịu thương chịu khó; và đã được công ty trao cơ hội tiến cử. Nhưng do không có tố chất làm việc quản lý, nên nhân viên đã hoàn thành tốt chuyên môn nhưng lại không hoàn thành công việc quản lý. Ngoài ra, còn có những trường hợp nhân viên do quá đam mê quyền lực nên đã gây ra bao nhiêu rắc rối về phía công ty. Vì vậy lưu ý không cần tuyển người tài, người giỏi. Thay vào đó là nên chọn đúng người, người phù hợp để không những giải quyết khó khăn, mà còn đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.

5) Công bố quyết định và làm thủ tục:

Khi đã chọn được người phù hợp để thăng chức, thì P.NS sẽ chuẩn bị thủ tục thăng chức và đàm phán về các quyền lợi đi kèm. Ví dụ như lương thưởng, các chính sách về phúc lợi, chế độ đãi ngộ có xe riêng đưa đón, hay có những chuyến du lịch nghỉ mát riêng,...Quyền lợi càng cao thì trách nhiệm càng lớn. Mặc dù là "gà nhà", nhưng phòng Nhân sự cũng nên trao đổi thẳng thắn những trách nhiệm mà nhân viên phải gánh vác. Sau khi đã chốt xong, công ty sẽ công bố thông báo quyết định thăng chức qua Quyết định bổ nhiệm cho toàn thể nhân viên, các khách hàng, đối tác được biết.

6) Lưu hồ sơ:

Phòng Nhân sự sẽ lưu lại hồ sơ cho nhân viên với chức danh mới như: 

• Hợp đồng lao động mới (đối với việc ký lại), 
• Phiếu thăng chức, Phiếu đề xuất bổ nhiệm,
• Phiếu đánh giá, Phiếu đánh giá tín nhiệm, Bảng tự nhận xét,
• Quyết định bổ nhiệm.                                                          

Đề bạt thăng chức là một chính sách hữu hiệu dùng để giữ chân, cũng như đào tạo phát triển nhân viên nội bộ. Đôi khi có những nhân viên muốn được thăng chức, nhưng lại không hề có kỹ năng, kiến thức phù hợp. Ngoài ra, khi tiến cử thì việc chọn nhân viên sẽ ít đa dạng, khó cho công ty trong việc tuyển dụng. Những ứng viên không được tiến cử chắc chắn sẽ có tâm lý thất bại, thái độ tiêu cực, và có những hành động chống đối, nói xấu, bất hợp tác. Vì vậy các nhà lãnh đạo công ty không những "chọn mặt gửi vàng", mà còn cần phải nói chuyện nhẹ nhàng, phân tích và khuyến khích nhân viên cho đợt sau.

Read More

Quy trình thuyên chuyển

Thuyên chuyển có thể hiểu là đổi công việc đang làm sang công việc khác, vị trí công việc khác, hay được phân công công tác ở nơi khác. Thường thấy thuyên chuyển ở những công ty nhà nước như: lãnh đạo công ty này sang lãnh đạo công ty kia, hoặc giáo viên được thuyên chuyển công tác từ trường này sang trường kia. Còn ở những công ty tư nhân thì cũng có thuyên chuyển nữa. Thuyên chuyển từ công ty con sang công ty mẹ, hay từ nhân viên công ty mẹ sang quản lý công ty con, thuyên chuyển từ nhóm này sang nhóm kia, từ dự án này sang dự án kia. Ngoài ra, thuyên chuyển cũng được sử dụng cho những nhân viên đã hết "lửa". Ví dụ như nhân viên văn phòng làm việc nhiều năm, đã bắt đầu thấy nhàm chán với công việc và họ muốn được thử làm những công việc mới, những công việc khác. Thế là thuyên chuyển họ sang làm những công việc khác như marketing, truyền thông, quan hệ khách hàng, thủ kho, sales,.... Thuyên chuyển không phải là đổi việc luôn mà chỉ làm công việc mới trong một khoản thời gian nhất định. Sau khoản thời gian đó, nhân viên sẽ quay lại làm việc cũ. Nhưng lợi ích của nó đã làm cho nhân viên có được động lực, cũng như đã có thay đổi, làm mới mình. Thuyên chuyển còn được dùng để đào tạo nhà lãnh đạo, giám đốc tương lai cho công ty. Nếu thấy cá nhân nào có đủ năng lực, đạo đức và muốn gắn bó lâu dài với công ty. Chúng ta không những đào tạo họ chuyên môn công việc, mà còn đào tạo thêm về quản lý và còn giúp họ hiểu rõ các bộ phận, chức năng, nhiệm của các phòng ban. Để hiểu rõ thì thuyên chuyển thôi vì tai nghe không bằng mắt thấy, mà mắt thấy không bằng làm tại chỗ.

Quy trình thuyên chuyển của mỗi công ty lại rất khác nhau, nhưng chung quy đơn giản có các bước Nhu cầu, lập hồ sơ, công bố quyết định và cuối cùng là lưu hồ sơ

STT	Người thực hiện	Quy trình	Biểu mẫu
1	Trưởng bộ phận, nhân viên có yêu cầu	Nhu cầu thuyên chuyển và đề xuất	Tờ trình về việc thuyên chuyển. Đề xuất có thể bằng miệng.
2	PNS	Lập hồ sơ	Hồ sơ nhân viên, bảng đánh giá nhân viên, tờ trình…
3	PNS	Công bố quyết định	Các quyết định về việc thuyên chuyển
4	PNS	Lưu hồ sơ

 1) Nhu cầu thuyên chuyển
Dựa vào nhu cầu thuyên chuyển như đã nêu ở trên như: đổi công việc, đổi vị trí làm việc,... mà trưởng bộ phận hay nhân viên có yêu cầu sẽ đề xuất nhu cầu thuyên chuyển lên cấp lãnh đạo, quản lý có thẫm quyền xem xét. Nên viết tờ trình bằng tay với lý do về việc thuyên chuyển để cấp trên xem xét. Hoặc với nhu cầu tạo động lực mới, phát triển thì nhân viên cũng không cần phải làm tờ trình.

2) Lập hồ sơ
Khi đã được ban lãnh đạo chấp thuận thì chuẩn bị và lập hồ sơ về nhân viên thuyên chuyển gồm có hồ sơ nhân viên, các bảng đánh giá nhân viên, tờ trình thuyên chuyển,....

3) Công bố quyết định
Tới đây là bước công bố về quyết định thuyên chuyển cho mọi phòng ban, cá nhân có liên quan tới thuyên chuyển.

4) Lưu hồ sơ:
 Phòng Nhân sự sẽ lưu lại hồ sơ về việc thuyên chuyển như tờ trình (nếu có), các quyết định về thuyên chuyển. Còn nếu nhân viên thuyên chuyển sang công ty khác thì phòng nhân sự công ty kia còn cần phải lưu lại hồ sơ, bảng đánh giá, các chứng chỉ,...

Thuyên chuyển là một công cụ chuyển đổi công việc cho nhân viên. Nếu chúng ta biết cách sử dụng thuyên chuyển thì sẽ đem lại lợi ích rất lớn, không những cho nhân viên mà còn cho công ty. Việc thuyên chuyển còn được đánh giá là công cụ giúp cho nhân viên phát triển, giúp họ hiểu rõ các vấn đề bao quát công ty về chức năng, nhiệm vụ cũng như quy trình hoạt động. Nhưng cần phải lưu ý về việc thuyên chuyển cũng được pháp luật đề cập tới. Như lương ở công việc mới sẽ ra sao, thời hạn thuyên chuyển sẽ bao lâu,... Vì vậy trước khi thuyên chuyển cũng cần phải chú ý tới luật để chắc chắn không có sự vô ý làm trái pháp luật.

Read More

Quy trình đào tạo - Huấn luyện

Đào tạo là công việc nâng cao kỹ năng, kiến thức về nghề nghiệp như chuyên môn, nghiệp vụ. Trong công ty, việc đào tạo cũng rất quan trọng. Vì nó giúp cho nhân viên công ty luôn có tay nghề cao, kiến thức phù hợp, không bị lỗi thời khi hiện nay việc thay đổi công nghệ rất nhanh chóng. Ngoài việc đào tạo chuyên môn ra, thì có những công ty đào tạo nhân viên các khóa quản trị viên, làm sếp trong tương lai. Ví dụ cho đào tạo các kiến thức, kỹ năng về phân tích môi trường, hoạch định chiến lược, hoạch định nhân sự, văn hóa công ty, mắt nhìn người,..... Ngoài ra còn có đào tạo cơ bản, đào tạo lại và tự đào tạo. Việc đào tạo cơ bản là đào tạo cho những nhân viên có thể làm việc được. Đào tào lại là khi nhân viên có kiến thức, kỹ năng không phù hợp với công ty. Lúc này công ty sẽ phải đào tạo lại cho nhân viên để phù hợp với công ty hơn. Hình thức tự đào tạo là hình thức cá nhân muốn tham gia các khóa học, không nằm trong chương trình đào tạo của công ty. Nếu các khóa học này giúp nhân viên có thêm kỹ năng, kiến thức phù hợp với sự phát tiển bền vũng và lâu dài của doanh nghiệp, thì công ty cũng nên hỗ trợ một phần kinh phí cho nhân viên.

Việc đào tạo mà công ty bỏ ra kinh phí hỗ trợ thì sẽ có những bước quy trình sau: Nhu cầu đào tạo; Lập kế hoạch và lên phương án đào tạo; Thực hiện đào tạo; Đánh giá việc thực hiện, áp dụng sau đào tạo; Lưu trữ và cập nhật hồ sơ cho nhân viên. Còn việc đào tạo cơ bản, đào tạo lại hay đào tạo tại chỗ thì chỉ cần thực hiện tại chỗ, hướng dẫn, vừa làm việc vừa đào tạo.

STT	Người thực hiện	Quy trình	Biểu mẫu
1	Tổ đào tạo và các bộ phận liên quan	Nhu cầu đào tạo	Phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất hay phiếu yêu cầu đào tạo hằng năm
2	Tổ đào tạo	Lập kế hoạch đào tạo và phương án đào tạo	Bản kế hoạch đào tạo, Bảng ngân sách đào tạo và các giấy tờ liên quan tới các phương án đào tạo, các khóa học.
3	Giảng viên, người hướng dẫn	Thực hiện đào tạo	Bản cam kết đào tạo, thông báo danh sách nhân viên, giảng viên, kế hoạch đào tạo, giấy tờ tài liệu về môn học.
4	Người hướng dẫn, người quản lý	Tổng kết, đánh giá việc đào tạo	Phiếu đánh giá nhân viên về khóa học, báo cáo thu hoạch, Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo
5	Tổ đào tạo	Cập nhật và lưu trữ	Hồ sơ đào tạo cá nhân và giấy chứng nhận

  

1) Nhu cầu đào tạo

Kế hoạch đào tạo cần phải có liên hệ với kế hoạch chiến lược và phát triển của công ty. Mỗi năm, các phòng ban sẽ họp và đánh giá về nhu cầu đào tạo. Ngoài ra, công ty còn có thể dựa trên kế hoạch định kỳ như 3năm phải đào tạo cho bộ phận IT ; 2năm phải đào tạo thêm kiến thức cho nhân sự ; 6 tháng tổ chức đào tạo cho công nhân. Để xác định lượng nhu cầu đào tạo cụ thể, thì yêu cầu các phòng ban cần phải làm 

Phiếu yêu cầu đào tạo hằng năm. Hay có những lý do đột xuất, bất ngờ, cá nhân muốn được đào tạo thì cần làm Phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất. Cả hai phiếu yêu cầu cần phải gửi về phòng nhân sự hay phòng ban chuyên trách về đào tạo.

 2) Lập kế hoạch và chọn phương án đào tạo:

Khi đã xác định được nhu cầu đào tạo được, thì tiếp theo sẽ lập kế hoạch và chọn phương án đào tạo. Việc chọn phương án đào tạo cũng rất quan trọng. Nếu chọn đúng thì việc đào tạo sẽ rất hiệu quả, còn nếu không thì đây được xem như là rất lãng phí và việc đào tạo không đem lại hiệu quả. Ví như đối với công nhân theo dây chuyền thì không thể nào mà đào tạo bằng phương pháp giảng bài, thuyết trình được. Còn đối với đào tạo kế toán thì cũng không chỉ đào tạo bằng giảng bài, thuyết trình, mà còn có thêm phương pháp bài tập, case study thực tế.... Trước khi tổ chức đào tạo, phòng đào tạo nên tham khảo về các chương trình đào tạo bổ ích, cũng như nơi đào tạo chất lượng, uy tín.

Tổ đào tạo còn phải tổng hợp và lập Bản kế hoạch đào tạo, gồm nội dung đào tạo, đối tượng, địa điểm, số khóa học, thời lượng học, chi phí, thời điểm đào tạo. Ngoài ra tổ đào tạo cần nên lập thêm Bảng ngân sách đào tạo. Cuối cùng phải trình lên cho GĐ nhân sự và Ban GĐ ký duyệt. Nếu trong trường hợp không được duyệt thì tổ đào tạo phải lập kế hoạch và chọn phương án đào tạo khác và trình lên lại.

 3) Thực hiện đào tạo

Sau khi đã được ký duyệt Bản kế hoạch đào tạo. Tổ đào tạo phải dựa vô Bản kế hoạch đó để thực hiện, tổ chức việc đào tạo. Nếu là đào tạo tại công ty, Tổ đào tạo có trách nhiệm liên lạc với giảng viên; thông báo danh sách nhân viên đào tạo cho các phòng ban liên quan. Ngoài ra tổ đào tạo còn phải chuẩn bị đầy đủ phương tiện, công cụ phục vụ cho việc đào tạo như phòng, bảng, phấn, đèn chiếu, máy vi tính, các tài liệu được đào tạo. Tổ đào tạo còn có trách nhiệm theo dõi, cũng như hỗ trợ cho khóa học. Nếu thấy có điều bất ổn thì báo ngay ý kiến phản hồi cho Trưởng bộ phận có liên quan, giảng viên để điều chỉnh.

Còn nếu gửi nhân viên đi nơi khác, thì tổ đào tạo "gà nhà" phải liên hệ, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nộp cho nơi chịu trách nhiệm đào tạo. Và còn phải thông báo nội dung học, chương trình học, lịch học cho các phòng ban cũng như nhân viên được đào tạo.

Lưu ý: Trước khi được đào tạo, nhân viên được đào tạo cần phải làm Bản cam kết đào tạo và gửi về cho Tổ đào tạo lưu trữ. Và tất cả các kế hoạch tổ chức lớp học, chương trình học, nhân viên tham dự,... phải báo cho GĐ nhân sự được biết trước khi triển khai.

 4) Tổng kết, đánh giá việc đào tạo

Sau khi được đào tạo, nhân viên cần phải đánh giá về khóa học qua Phiếu đánh giá nhân viên về khóa học. Tổ đào tạo sẽ thu lại để làm cơ sở cho việc tổ chức đào tạo những lần sau.

Tất cả nhân viên được đào tạo nội bộ hay những khóa học mời giảng viên. Sau khóa đào tạo sẽ làm bài kiểm tra và được cấp giấy chứng nhận đào tạo. Đối với các nhân viên được gửi đào tạo ngoài. Sau khóa học, cần phải nộp lại những tài liệu, giấy tờ chứng nhận về việc đào tạo.

Sau khi kết thúc đào tạo, nhân viên cần phải làm Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo. Bản sao sẽ được gửi về cho Tổ đào tạo theo dõi. Còn bản chính sẽ được người quản lý đánh giá, xem xét. Sau khi thực hiện xong việc đánh giá, người quản lý sẽ gửi bản chính, các tài liệu và số liệu thực tế liên quan đến thực tế về cho Tổ đào tạo. Nếu đánh giá không đạt, hay nhân viên không hoàn thành Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo, hay không gửi kết quả của kế hoạch ứng dụng thì đều xem như là không hoàn thành kế hoạch đào tạo và sẽ chịu bồi thường như đã ký kết trong Bản cam kết đào tạo và quy chế đào tạo.

Đối với các khóa học hội thảo, hội nghị, hướng dẫn triển khai các thông tư mới, hay các khóa học dưới 1 buổi. Nhân viên được đào tạo không cần phải làm Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo; mà thay vào đó chỉ làm báo cáo thu hoạch sau đào tạo. Nội dung của báo cáo phải nêu được nội dung chính của khóa học, khả năng áp dụng vào thực tế, đánh giá giảng viên, cách thức đào tạo,...  

 5) Cập nhật và lưu trữ

Tổ đào tạo phải có trách nhiệm lưu trữ và cập nhật các giấy tờ, chứng tờ, tài liệu liên quan đến khóa học và hồ sơ cho nhân viên được đào tạo như giấy chứng nhận đào tạo, hồ sơ đào tạo. Các hồ sơ phải lưu gồm:

• Phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất và phiếu yêu cầu đào tạo hằng năm
•  Bản kế hoạch đào tạo và Bảng ngân sách đào tạo
•  Bản cam kết đào tạo
• Danh sách nhân viên được đào tạo và cán bộ chuyên viên tham gia giảng dạy hay giảng viên
• Phiếu đánh giá nhân viên về khóa học
• Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo hay báo cáo thu hoạch sau đào tạo
• Hồ sơ đào tạo cá nhân
• Giấy chứng nhận.

Việc đào tạo rất quan trọng đối với nhân viên cũng như là với công ty. Đào tạo giúp cho nhân viên giữ được những kiến thức cũ, cập nhật kiến thức mới. Ngoài ra còn giúp đạt được sự thỏa mãn trong công việc của nhân viên. Đây cũng được xem như là công cụ giữ người hiệu quả cho công ty. Có câu nói "Luyện binh ba năm dùng một giờ" nói về việc đào tạo. Có thể hiểu là đào tạo rất tốn nhiều thời gian, chi phí mất tới "ba năm"; nhưng nó sẽ rất có ích trong những thời điểm quan trọng "dùng một giờ". Vì vậy công ty không nên xem việc đào tạo cho nhân viên là tốn chi phí, hao phí vô ích; mà thay vào đó nên là một khoản đầu tư có ích cho khoảng khắc quyết định "dùng một giờ" đó.

Read More