Quy trình xử lý vi phạm - kỷ luật lao động

Hiện nay, việc xử lý vi phạm, kỷ luật lao động của nhiều công ty được xem như là tùy tiện, và không đúng trình tự theo Luật lao động ban hành. Vì vậy khi có kiện cáo từ người lao động, thì công ty chắc chắn là sẽ chịu thiệt vì hành động tùy tiện, bất cẩn của mình. Có thể lấy trường hợp như nếu người lao động làm trái ý người chủ, thì chắc chắn chủ sử dụng lao động sẽ lấy cớ để xử lý kỷ luật lao động với lý do không thuyết phục như là sai phạm, không tuân thủ nội quy, không hoàn thành công việc được giao, không nghe sự quản lý của cấp trên,.... Ngoài ra, về cái thông báo xử lý kỷ luật; nếu người lao động không có mặt thì công ty phải thông báo lại. Đến thông báo lần thứ 3 mà người lao động không có mặt, thì mới được xử lý kỷ luật lao động vắng mặt người lao động. Để tránh phiền hà, tốn thời gian, nhiều công ty đưa ra một lèo cả 3 cái thông báo lần 1, lần 2, lần 3 trong 1 ngày. Đối với trường hợp này, khi ra tòa giải quyết, chắc chắn công ty sẽ bị cho là áp đặt, chèn ép người lao động; và chắc chắn sẽ bị thua trong một trận đánh vừa sai lý vừa sai tình.

Trình tự xử lý vi phạm, kỷ luật lao động được ban hành trong Bộ luật lao động. Để tiện theo dõi, tôi xin được tóm tắt lại quy trình xử lý gồm: phát hiện sai phạm, tổ chức phiên họp và xử lý kỷ luật lao động, quyết định xử lý kỷ luật, lưu trữ và theo dõi.

STT	Người thực hiện	Quy trình	Biểu mẫu
1	Trưởng bộ phận hay PNS	Phát hiện sai phạm	Biên bản sai phạm, các tài liệu liên quan, làm chứng
2	Phiên họp xử lý kỷ luật lao động	Tổ chức phiên họp	Bản tường trình diễn biến sự việc xảy ra, hồ sơ xử lý kỷ luật; nội quy lao động.. Biên bản xử lý vi phạm kỷ luật lao động
		Xử lý kỷ luật lao động
3	Người có thẩm quyền xử lý, BCHCĐ	Quyết định xử lý kỷ luật	Quyết định xử lý kỷ luật lao động
4	PNS, Bộ phận liên quan	Lưu trữ và theo dõi	Quyết định xóa bỏ hình thức kỷ luật lao động

 
 1) Phát hiện sai phạm:

Sai phạm ở đây là lỗi của người lao động, xuất phát từ việc người lao động làm sai, gây thiệt hại cho công ty. Có thể kể ra vài sai phạm như: không tuân thủ về an toàn lao động, vệ sinh lao động; không tuân thủ nội quy công ty; không tuân thủ trình tự làm việc; làm những hành động trái luật (ăn cắp, cố ý gây thương tích, tham ô, đánh bạc, sử dụng ma túy,....).

Khi đã phát hiện sai phạm, Trưởng các bộ phận có trách nhiệm lập ngay Biên bản sai phạm hoặc có thể nhờ tới sự hỗ trợ của phòng Nhân sự. Ngoài ra, cũng cần phải lưu trữ những giấy tờ tài liệu làm chứng liên quan đến hành động sai phạm.

 2) Tổ chức phiên họp và xử lý kỷ luật lao động

Việc tổ chức phiên họp xử lý kỷ luật lao động là điều cần thiết, và đã được pháp luật ban hành. Vì vậy khi xử lý kỷ luật thì cần phải tổ chức phiên họp, gồm có các thành viên sau:

• Giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền là chủ trì phiên họp
• Người đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở
• Đương sự: người lao động đang bị xử lý kỷ luật
• Người làm chứng (nếu có)
• Người bào chữa cho đương sự (nếu có)
• Những người tham gia khác do giám đốc quyết định (nếu có)

 

Nội dung của phiên họp lần lượt:

• Người chủ trì sẽ tuyên bố lý do phiên họp và các thành viên tham gia phiên họp
• Đương sự được trình bày bản tường trình diễn biến sự việc xảy ra. Trường hợp không có bản tường trình của người lao động thì người chủ trì trình bày biên bản xảy ra, Biên bản sai phạm hoặc sự việc xảy ra (phải ghi rõ lý do không có bản tường trình của người lao động)
• Người chủ trì trình bày hồ sơ xử lý kỷ luật lao động. Hồ sơ gồm có: Bản tường trình diễn biến sự việc xảy ra của người lao động; Biên bản sai phạm; các hồ sơ tài liệu liên quan đến sai phạm; tài liệu chứng minh việc gửi thông báo 3 lần mà người lao động vẫn vắng mặt đôi với trường hợp đương sự cố tình tránh mặt.
• Người làm chứng trình bày (nếu có)
• Người chủ trì phải chứng minh được lỗi của người lao động, và xác định hành vi vi phạm tương ứng với hình thức kỷ luật lao động nào trong Luật lao động, cũng như được cụ thể hóa trong nội quy lao động.
• Người đại diện cho Ban chấp hành công đoàn trong đơn vị, đương sự hay người bào chữa cho đương sự (nếu có) nhận xét về việc chứng minh lỗi mà người chủ trì đã trình bày. Ngoài ra, còn xác định hành vi vi phạm ứng với hình thức kỷ luật lao động là đúng hay sai theo quy định của pháp luật, nội quy công ty.
• Kết luận của người chủ trì về hành vi vi phạm kỷ luật ứng với hình thức kỷ luật lao động.
• Thông qua và ký kết Biên bản xử lý vi phạm kỷ luật lao động

 3) Quyết định xử lý kỷ luật

Sau khi đã hoàn tất Biên bản xử lý vi phạm kỷ luật lao động thì người có thẫm quyền(nên là Ban giám đốc) phải ra Quyết định xử lý kỷ luật lao động. Khi ra quyết định xử lý thì cần phải thông báo cho toàn công ty.

Đối với hình thức sa thải, người sử dụng lao động cần phải trao đổi, và được sự đồng ý của Ban chấp hành công đoàn. Nếu không nhất trí, thì Công đoàn cơ sở phải báo cáo trực tiếp cho Công đoàn cấp trên; người sử dụng lao động phải báo cáo cho Sở lao động - Thương binh và Xã hội. Trong thời gian 20 ngày kể từ khi báo cáo cho Sở lao động - Thương binh và Xã hội, người sử dụng lao động mới có quyền ra quyết định đối với kỷ luật và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Đối với việc sa thải, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ra quyết định, người sử dụng lao động cần phải gửi Quyết định xử lý kỷ luật lao động cho Sở lao động - Thương binh và Xã hội, kèm theo Biên bản xử lý vi phạm kỷ luật lao động.  

 

Ngoài ra, Công ty còn cần phải gửi Quyết định xử lý kỷ luật lao động cho Ban chấp hành công đoàn và người lao động được biết. Khi đưa ra quyết định xử lý kỷ luật lao động cần phải lưu ý về những đối tượng không được xử lý kỷ luật lao động; thời hiệu xử lý kỷ luật lao động; các hình thức xử lý kỷ luật lao động. Như đối với hình thức xử lý kỷ luật thì không được phạt tiền, chỉ truy cứu trách nhiệm vật chất và bồi thường. Đối tượng không được xử lý như người bị tâm thần, ốm đau, nghỉ thai sản, dưỡng sức, nghỉ bệnh, tai nạn ốm đau, bệnh nghề nghiệp,... Thời hiệu là 6 tháng kể từ khi hành vi sai phạm xảy ra. Đối với những hành vi sai phạm gây thiệt hại nghiêm trọng thì 12 tháng. Ngoài ra còn có thể kéo dài thời hiệu nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời hiệu. Vì vậy trước khi đưa ra quyết định xử lý, thì công ty cần phải tham khảo về Luật lao động và các bài viết về Xử lý kỷ luật lao động.

 4) Lưu trữ và theo dõi

Phòng nhân sự sẽ lưu lại hồ sơ về kỷ luật lao động như:

• Bản tường trình diễn biến sự việc xảy ra của người lao động
• Biên bản sai phạm
• Các tài liệu, chứng từ liên quan đến việc sai phạm
•  Biên bản xử lý vi phạm kỷ luật lao động
• Quyết định xử lý kỷ luật lao động

 Phòng nhân sự và các phòng ban phải có trách nhiệm theo dõi việc thi hành xử lý kỷ luật lao động. Đối với trường hợp người lao động lại bị vi phạm với lỗi cũ thì được gọi là tái phạm. Đối với lỗi mới như là lúc đầu người lao động không tuân thủ an toàn lao động là lỗi cũ; sau đó người lao động gây thiệt hại về công cụ máy móc thì xem như là lỗi mới; không được coi là tái phạm. Khi có sai phạm dù là có tái phạm hay không thì cũng phải theo một trình tự như trên.

Đối với người lao động đã qua thời hạn xử lý kỷ luật thì sẽ được công ty ra Quyết định xóa bỏ hình thức kỷ luật lao động.  

Tóm lại để có thể xử lý vi phạm, kỷ luật lao động thì công ty cần phải làm đúng luật và phải tuân thủ theo những điều cơ bản về việc xử lý kỷ luật như thời hiệu, hình thức xử lý. Ngoài ra công ty cũng cần phải xây dựng được nội quy công ty đầy đủ các quy chế, phạm vi, cũng như các hình thức xử lý vi phạm. Đặc biệt với hình thức sa thải, thì công ty còn cần phải thông qua Công đoàn và Sở lao động - Thương binh và Xã hội. Để có thể chắc chắn không làm trái luật, công ty cần phải có phòng nhân sự hay phòng pháp lý, quan hệ lao động nắm rõ về luật.

Nguồn: Bộ luật lao động 2012.