Quy trình đề bạt - thăng chức

Đề bạt, thăng chức, tiến cử là cho nhân viên làm ở những vị trí công việc, chức danh cao hơn, quan trọng hơn. Điều này giúp cho công ty giữ chân những nhân viên vừa có tài vừa có đức. Thăng tiến còn giúp cho nhân viên có thêm động lực, hứng thú, phấn đấu làm việc tốt. Ngoài ra, thăng chức còn có nghĩa là tuyển dụng nội bộ, và đã giúp cho doanh nghiệp tốn được nhiều khoản chi phí, thay cho việc tuyển dụng nguồn bên ngoài. Có thể kể ra như chi phí tuyển dụng, đăng thông báo tuyển dụng, "săn đầu người", chi phí cho đào tạo, hội nhập; và chưa kể phải tốn khoảng thời gian dài để nhân viên được thuê ngoài có thể phát huy được hết khả năng của mình. Còn nhân viên được đề bạt thăng chức thì đã quen với công việc, với công ty, đồng nghiệp, khách hàng. Chưa kể tới việc họ đã am tường văn hóa công ty, đã nắm rõ cách thức làm việc, các thủ tục, chính sách, nội quy công ty, định hình được các vấn đề rắc rối. Vì vậy những công ty hàng đầu thế giới trong đó có Việt Nam đều tập trung phát triển, đào tạo nhân viên.

Mỗi công ty sẽ có những quy trình để đề bạt thăng chức, tiến cử khác nhau. Nhưng ở nước ta thì thường thấy quy trình gồm có: Nhu cầu tuyển dụng và đề xuất, lập Hội đồng tuyển dụng, lập và thu nhập hồ sơ, lựa chọn ứng viên, công bố quyết định, lưu hồ sơ.

STT	Người thực hiện	Quy trình	Biểu mẫu
1	Trưởng bộ phận, nhân viên	Nhu cầu tuyển dụng và đề xuất	Phiếu thăng chức, Phiếu đề xuất bổ nhiệm,
2	Người có thẫm quyền	Lập HĐ tuyển dụng
3	HĐ tuyển dụng, P.NS	Lập và thu thập hồ sơ	Phiếu đánh giá, Phiếu đánh giá tín nhiệm, Bảng tự nhận xét và các biểu mẫu đánh giá khác
4	HĐ tuyển dụng	Lựa chọn ứng viên
5	Phòng Nhân sự	Công bố quyết định và làm thủ tục	Quyết định bổ nhiệm
6	Phòng Nhân sự	Lưu hồ sơ

1) Nhu cầu tuyển dụng và đề xuất:

Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân viên để phục vụ cho việc thực hiện chiến lược. Lúc đó có thể xem xét việc tuyển dụng nên sử dụng nguồn nào là hiệu quả. Nếu sử dụng nguồn bên trong, đồng nghĩa với việc thăng chức tiến cử thì phòng Nhân sự nên làm Phiếu thăng chức. Phiếu này sẽ thể hiện tổng quan về thông tin về chức danh, những người được ứng cử, đề xuất, cùng với những người thay thế họ. Việc chọn người để ứng cử nên có khoảng 2 người trở lên để tạo sự cạnh tranh lành mạnh. Ngoài ra có thể sử dụng nguồn bên ngoài để vừa có thể đa dạng được ứng viên, và cũng tạo ra động lực làm việc cho nhân viên "nhà".

Hay những nhân viên cảm thấy tự tin về năng lực bản thân cũng có thể tự đề xuất qua Phiếu đề xuất bổ nhiệm và nộp về cho phòng Nhân sự đánh giá, và lấy ý kiến của Giám đốc. Nhân viên đề xuất cũng nên tham khảo bảng mô tả công việc, cũng như tìm hiểu về công việc để có thể đáp ứng được đầy đủ yêu cầu để thi tuyển.

2) Lập HĐ tuyển dụng:

HĐ tuyển dụng nên có người trong bộ phận chuyên môn, bộ phận nhân sự và người quyết định. Bộ phận chuyên môn sẽ xem xét kiến thức, kỹ năng; bộ phận nhân sự sẽ giúp hỗ trợ cho công tác phỏng vấn được tốt hơn. Người quyết định nên là cấp trên trực tiếp của vị trí cần tuyển. Ví dụ như nếu tuyển Giám đốc thì người quyết định nên là Hội đồng quản trị, nếu tuyển GĐ chuyên môn, trưởng phòng thì người quyết định nên là Tổng giám đốc. Ngoài ra, công ty có thể thuể thêm một chuyên gia bên ngoài tham gia để tạo thêm phần khách quan.

3) Lập và thu nhập hồ sơ:

HĐ tuyển dụng, P.NS sẽ tổng hợp Phiếu đánh giá, Phiếu đánh giá tín nhiệm. Phiếu đánh giá sẽ do cấp quản lý trực tiếp đánh giá. Phiếu đánh giá tín nhiệm sẽ được đồng nghiệp, nhân viên và khách hàng thường làm việc chung sẽ đánh giá. Nhân viên được đề bạt cũng phải tự nhận xét bản thân thông qua Bảng tự nhận xét. Ngoài ra, còn phải thu thập thêm những đánh giá khác như ASK, KPI,... của nhân viên.

4) Lựa chọn ứng viên:

Hội đồng tuyển dụng sẽ phỏng vấn, đánh giá và lựa chọn ứng viên. Việc chọn ứng viên phù hợp cần phải đáp ứng được kinh nghiệm thực tế, thời gian thâm niên, những kỹ năng, thành tích đạt được, tiềm năng phát triển, năng lực quản lý, khả năng giao tiếp,....Vì vậy trước khi đưa ra sự lựa chọn, HĐ tuyển dụng cần nên tổng hợp, bàn bạc lại để chọn được ứng viên phù hợp nhất. Ngoài ra, thái độ, tính cách, cái tâm cũng được nên tham khảo. Có nhiều trường hợp công ty thấy nhân viên xuất sắc, chuyên môn cao, cống hiến nhiều, chịu thương chịu khó; và đã được công ty trao cơ hội tiến cử. Nhưng do không có tố chất làm việc quản lý, nên nhân viên đã hoàn thành tốt chuyên môn nhưng lại không hoàn thành công việc quản lý. Ngoài ra, còn có những trường hợp nhân viên do quá đam mê quyền lực nên đã gây ra bao nhiêu rắc rối về phía công ty. Vì vậy lưu ý không cần tuyển người tài, người giỏi. Thay vào đó là nên chọn đúng người, người phù hợp để không những giải quyết khó khăn, mà còn đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.

5) Công bố quyết định và làm thủ tục:

Khi đã chọn được người phù hợp để thăng chức, thì P.NS sẽ chuẩn bị thủ tục thăng chức và đàm phán về các quyền lợi đi kèm. Ví dụ như lương thưởng, các chính sách về phúc lợi, chế độ đãi ngộ có xe riêng đưa đón, hay có những chuyến du lịch nghỉ mát riêng,...Quyền lợi càng cao thì trách nhiệm càng lớn. Mặc dù là "gà nhà", nhưng phòng Nhân sự cũng nên trao đổi thẳng thắn những trách nhiệm mà nhân viên phải gánh vác. Sau khi đã chốt xong, công ty sẽ công bố thông báo quyết định thăng chức qua Quyết định bổ nhiệm cho toàn thể nhân viên, các khách hàng, đối tác được biết.

6) Lưu hồ sơ:

Phòng Nhân sự sẽ lưu lại hồ sơ cho nhân viên với chức danh mới như: 

• Hợp đồng lao động mới (đối với việc ký lại), 
• Phiếu thăng chức, Phiếu đề xuất bổ nhiệm,
• Phiếu đánh giá, Phiếu đánh giá tín nhiệm, Bảng tự nhận xét,
• Quyết định bổ nhiệm.                                                          

Đề bạt thăng chức là một chính sách hữu hiệu dùng để giữ chân, cũng như đào tạo phát triển nhân viên nội bộ. Đôi khi có những nhân viên muốn được thăng chức, nhưng lại không hề có kỹ năng, kiến thức phù hợp. Ngoài ra, khi tiến cử thì việc chọn nhân viên sẽ ít đa dạng, khó cho công ty trong việc tuyển dụng. Những ứng viên không được tiến cử chắc chắn sẽ có tâm lý thất bại, thái độ tiêu cực, và có những hành động chống đối, nói xấu, bất hợp tác. Vì vậy các nhà lãnh đạo công ty không những "chọn mặt gửi vàng", mà còn cần phải nói chuyện nhẹ nhàng, phân tích và khuyến khích nhân viên cho đợt sau.