Quy trình cho nghỉ việc

Khi nhân viên không còn muốn làm trong công ty thì có thể xin phép nghỉ việc. Chuyện gì cũng vậy nếu đã có hợp thì phải có chia li. Chúng ta không nên định kiến quá về những nhân viên nghỉ việc. Giống Quan Vũ không theo Tào Tháo vậy. Họ có lập trường riêng, có nổi khổ riêng của họ. Vì vậy cần phải cảm thông và đồng cảm. Ngoài ra trước khi nghỉ việc chúng ta cũng nên phỏng vấn nghỉ việc (exit interview). Buổi phỏng vấn này chỉ tìm hiểu lý do và nguyên nhân nghỉ việc. Nó có liên quan tới nội bộ không như lương thưởng đãi ngộ không giữ chân, hay có xung đột với cấp trên, hay không hợp văn hóa của công ty,.... Chúng ta tìm hiểu và đánh giá, đề xuất lên cấp trên để giúp công ty xây dựng được văn hóa tốt đẹp. Đây là quy trình làm việc cho phòng nhân sự khi một nhân viên có yêu cầu được nghỉ việc. Quy trình thường gồm những bước như sau:

STT	Người thực hiện	Quy trình	Biểu mẫu
1	Nhân viên nghỉ việc	Viết đơn xin nghỉ việc	Đơn xin nghỉ việc
2	Trưởng phòng ban	Xem xét của quản lý
3	PNS	Xác nhận phòng nhân sự
4	GĐ	Duyệt cho nghỉ việc
5	PNS, nhân viên xin nghỉ	Thanh lý HĐ	Bản cam kết nghỉ việc, Biên bản bàn giao công việc, Biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu
6	PNS	Quyết định cho nghỉ việc	Quyết định nghỉ việc, Biên bản thanh lý nghỉ việc
7	PNS và kế toán	Thanh toán các chế độ còn lại	Bảng thanh toán cho nhân viên

 1) Viết đơn xin nghỉ việc:

Nhân viên xin nghỉ việc phải viết Đơn xin nghỉ việc và chuyển đơn lên cho người giám sát, Trưởng bộ phận phòng ban xem xét. Cần phải bảo đảm đúng về luật trước khi nghỉ việc. Như thời hạn báo trước đối với từng loại hợp đồng, lý do. Báo trước thì 30 ngày làm việc với HĐ có thời hạn, báo trước 45 ngày với HĐ không xác định thời hạn. HĐ không thời hạn thì không cần lý do, còn HĐ có thời hạn phải thỏa với lý do theo luật ban hành.

2) Xem xét của quản lý:

Người xin nghỉ việc phải gửi Đơn xin nghỉ việc lên cho quản lý. Quản lý có thẫm quyền xem xét là Trưởng bộ phận. Hoặc nhân viên còn có người quản lý giám sát trực tiếp, thì phải gửi đơn cho người quản lý trực tiếp này. Sau đó đơn mới được gửi lên cho Trưởng bộ phận. Người xem xét cần phải cân nhắc, xác định tâm tư và nguyện vọng của nhân viên cũng như tình hình phát triển trong công ty. Nếu có thể đáp ứng được nguyện vọng của nhân viên xin nghỉ việc, và giữ chân được nhân viên trong thời buổi thừa người dư thừa thiếu người được việc; thì không cần phải tiếp tục quy trình nghỉ việc. Nếu không có khả năng đáp ứng, hay nhân viên đã nhất quyết muốn ra đi, Trưởng phòng ban phải ký xác nhận vào Đơn xin nghỉ việc và đưa lại cho nhân viên.

3) Xác nhận phòng nhân sự:

Nhân viên sẽ gửi Đơn xin nghỉ việc lên cho phòng Nhân sự xem xét, xác nhận. Khi đã không giữ chân được nhân viên, thì P.NS xác nhận và gửi đơn lên cho giám đốc phê duyệt.

4) Duyệt cho nghỉ việc:

Tới đây Đơn xin nghỉ việc sẽ được GĐ duyệt và P.NS cùng kế toán sẽ phải chuẩn bị thanh toán các chế độ còn chưa được hưởng cho nhân viên. 

Lưu ý: các bước trên trong quy trình chỉ là thủ tục, nên cần phải giải quyết trong thời gian nhanh nhất. Để có thời gian cho nhân viên nghỉ việc bàn giao công việc.

5) Thanh lý hợp đồng:

Chủ yếu ở đây nhân viên phải bàn giao lại công việc đang thực hiện cho công ty được thể hiện qua 2 biên bản: Biên bản bàn giao công việc, Biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu.Cùng với đó P.NS cần phải cho nhân viên đó làm Bản cam kết nghỉ việc.

6) Quyết định cho nghỉ việc:

Sau khi nhân viên đã bàn giao lại công việc, hồ sơ tài liệu cho công ty. Phòng Nhân sự phải làm Biên bản thanh lý nghỉ việc và Quyết định nghỉ việc. Đối với Quyết định nghỉ việc phải gửi lên cho GĐ duyệt. Sau khi duyệt sẽ gửi quyết định cho nhân viên xin nghỉ, Trưởng phòng Ban và P.NS sẽ giữ bản chính. Còn Biên bản thanh lý nghỉ việc sẽ được nhân viên, Trưởng bộ phận, phòng Nhân sự xem xét và ký xác nhận, lưu trữ. Biên bản thanh lý cùng các biên bản tính lương, chấm công, đánh giá được gửi qua cho phòng kế toán để tính toán các chệ độ cho nhân viên.                                          

7) Thanh toán các chế độ:

Phòng kế toán sau khi tính toán các chế độ nhân viên chưa được hưởng xong phải lập bảng thanh toán cho nhân viên, và gửi lên cho GĐ phê duyệt. Khi đã được phê duyệt thì phòng kế toán sẽ thanh toán cho nhân viên được hưởng. Ngoài ra còn phải trả lại sổ bảo hiểm cho nhân viên.