Quy trình đào tạo - Huấn luyện

Đào tạo là công việc nâng cao kỹ năng, kiến thức về nghề nghiệp như chuyên môn, nghiệp vụ. Trong công ty, việc đào tạo cũng rất quan trọng. Vì nó giúp cho nhân viên công ty luôn có tay nghề cao, kiến thức phù hợp, không bị lỗi thời khi hiện nay việc thay đổi công nghệ rất nhanh chóng. Ngoài việc đào tạo chuyên môn ra, thì có những công ty đào tạo nhân viên các khóa quản trị viên, làm sếp trong tương lai. Ví dụ cho đào tạo các kiến thức, kỹ năng về phân tích môi trường, hoạch định chiến lược, hoạch định nhân sự, văn hóa công ty, mắt nhìn người,..... Ngoài ra còn có đào tạo cơ bản, đào tạo lại và tự đào tạo. Việc đào tạo cơ bản là đào tạo cho những nhân viên có thể làm việc được. Đào tào lại là khi nhân viên có kiến thức, kỹ năng không phù hợp với công ty. Lúc này công ty sẽ phải đào tạo lại cho nhân viên để phù hợp với công ty hơn. Hình thức tự đào tạo là hình thức cá nhân muốn tham gia các khóa học, không nằm trong chương trình đào tạo của công ty. Nếu các khóa học này giúp nhân viên có thêm kỹ năng, kiến thức phù hợp với sự phát tiển bền vũng và lâu dài của doanh nghiệp, thì công ty cũng nên hỗ trợ một phần kinh phí cho nhân viên.

Việc đào tạo mà công ty bỏ ra kinh phí hỗ trợ thì sẽ có những bước quy trình sau: Nhu cầu đào tạo; Lập kế hoạch và lên phương án đào tạo; Thực hiện đào tạo; Đánh giá việc thực hiện, áp dụng sau đào tạo; Lưu trữ và cập nhật hồ sơ cho nhân viên. Còn việc đào tạo cơ bản, đào tạo lại hay đào tạo tại chỗ thì chỉ cần thực hiện tại chỗ, hướng dẫn, vừa làm việc vừa đào tạo.

STT	Người thực hiện	Quy trình	Biểu mẫu
1	Tổ đào tạo và các bộ phận liên quan	Nhu cầu đào tạo	Phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất hay phiếu yêu cầu đào tạo hằng năm
2	Tổ đào tạo	Lập kế hoạch đào tạo và phương án đào tạo	Bản kế hoạch đào tạo, Bảng ngân sách đào tạo và các giấy tờ liên quan tới các phương án đào tạo, các khóa học.
3	Giảng viên, người hướng dẫn	Thực hiện đào tạo	Bản cam kết đào tạo, thông báo danh sách nhân viên, giảng viên, kế hoạch đào tạo, giấy tờ tài liệu về môn học.
4	Người hướng dẫn, người quản lý	Tổng kết, đánh giá việc đào tạo	Phiếu đánh giá nhân viên về khóa học, báo cáo thu hoạch, Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo
5	Tổ đào tạo	Cập nhật và lưu trữ	Hồ sơ đào tạo cá nhân và giấy chứng nhận

  

1) Nhu cầu đào tạo

Kế hoạch đào tạo cần phải có liên hệ với kế hoạch chiến lược và phát triển của công ty. Mỗi năm, các phòng ban sẽ họp và đánh giá về nhu cầu đào tạo. Ngoài ra, công ty còn có thể dựa trên kế hoạch định kỳ như 3năm phải đào tạo cho bộ phận IT ; 2năm phải đào tạo thêm kiến thức cho nhân sự ; 6 tháng tổ chức đào tạo cho công nhân. Để xác định lượng nhu cầu đào tạo cụ thể, thì yêu cầu các phòng ban cần phải làm 

Phiếu yêu cầu đào tạo hằng năm. Hay có những lý do đột xuất, bất ngờ, cá nhân muốn được đào tạo thì cần làm Phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất. Cả hai phiếu yêu cầu cần phải gửi về phòng nhân sự hay phòng ban chuyên trách về đào tạo.

 2) Lập kế hoạch và chọn phương án đào tạo:

Khi đã xác định được nhu cầu đào tạo được, thì tiếp theo sẽ lập kế hoạch và chọn phương án đào tạo. Việc chọn phương án đào tạo cũng rất quan trọng. Nếu chọn đúng thì việc đào tạo sẽ rất hiệu quả, còn nếu không thì đây được xem như là rất lãng phí và việc đào tạo không đem lại hiệu quả. Ví như đối với công nhân theo dây chuyền thì không thể nào mà đào tạo bằng phương pháp giảng bài, thuyết trình được. Còn đối với đào tạo kế toán thì cũng không chỉ đào tạo bằng giảng bài, thuyết trình, mà còn có thêm phương pháp bài tập, case study thực tế.... Trước khi tổ chức đào tạo, phòng đào tạo nên tham khảo về các chương trình đào tạo bổ ích, cũng như nơi đào tạo chất lượng, uy tín.

Tổ đào tạo còn phải tổng hợp và lập Bản kế hoạch đào tạo, gồm nội dung đào tạo, đối tượng, địa điểm, số khóa học, thời lượng học, chi phí, thời điểm đào tạo. Ngoài ra tổ đào tạo cần nên lập thêm Bảng ngân sách đào tạo. Cuối cùng phải trình lên cho GĐ nhân sự và Ban GĐ ký duyệt. Nếu trong trường hợp không được duyệt thì tổ đào tạo phải lập kế hoạch và chọn phương án đào tạo khác và trình lên lại.

 3) Thực hiện đào tạo

Sau khi đã được ký duyệt Bản kế hoạch đào tạo. Tổ đào tạo phải dựa vô Bản kế hoạch đó để thực hiện, tổ chức việc đào tạo. Nếu là đào tạo tại công ty, Tổ đào tạo có trách nhiệm liên lạc với giảng viên; thông báo danh sách nhân viên đào tạo cho các phòng ban liên quan. Ngoài ra tổ đào tạo còn phải chuẩn bị đầy đủ phương tiện, công cụ phục vụ cho việc đào tạo như phòng, bảng, phấn, đèn chiếu, máy vi tính, các tài liệu được đào tạo. Tổ đào tạo còn có trách nhiệm theo dõi, cũng như hỗ trợ cho khóa học. Nếu thấy có điều bất ổn thì báo ngay ý kiến phản hồi cho Trưởng bộ phận có liên quan, giảng viên để điều chỉnh.

Còn nếu gửi nhân viên đi nơi khác, thì tổ đào tạo "gà nhà" phải liên hệ, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nộp cho nơi chịu trách nhiệm đào tạo. Và còn phải thông báo nội dung học, chương trình học, lịch học cho các phòng ban cũng như nhân viên được đào tạo.

Lưu ý: Trước khi được đào tạo, nhân viên được đào tạo cần phải làm Bản cam kết đào tạo và gửi về cho Tổ đào tạo lưu trữ. Và tất cả các kế hoạch tổ chức lớp học, chương trình học, nhân viên tham dự,... phải báo cho GĐ nhân sự được biết trước khi triển khai.

 4) Tổng kết, đánh giá việc đào tạo

Sau khi được đào tạo, nhân viên cần phải đánh giá về khóa học qua Phiếu đánh giá nhân viên về khóa học. Tổ đào tạo sẽ thu lại để làm cơ sở cho việc tổ chức đào tạo những lần sau.

Tất cả nhân viên được đào tạo nội bộ hay những khóa học mời giảng viên. Sau khóa đào tạo sẽ làm bài kiểm tra và được cấp giấy chứng nhận đào tạo. Đối với các nhân viên được gửi đào tạo ngoài. Sau khóa học, cần phải nộp lại những tài liệu, giấy tờ chứng nhận về việc đào tạo.

Sau khi kết thúc đào tạo, nhân viên cần phải làm Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo. Bản sao sẽ được gửi về cho Tổ đào tạo theo dõi. Còn bản chính sẽ được người quản lý đánh giá, xem xét. Sau khi thực hiện xong việc đánh giá, người quản lý sẽ gửi bản chính, các tài liệu và số liệu thực tế liên quan đến thực tế về cho Tổ đào tạo. Nếu đánh giá không đạt, hay nhân viên không hoàn thành Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo, hay không gửi kết quả của kế hoạch ứng dụng thì đều xem như là không hoàn thành kế hoạch đào tạo và sẽ chịu bồi thường như đã ký kết trong Bản cam kết đào tạo và quy chế đào tạo.

Đối với các khóa học hội thảo, hội nghị, hướng dẫn triển khai các thông tư mới, hay các khóa học dưới 1 buổi. Nhân viên được đào tạo không cần phải làm Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo; mà thay vào đó chỉ làm báo cáo thu hoạch sau đào tạo. Nội dung của báo cáo phải nêu được nội dung chính của khóa học, khả năng áp dụng vào thực tế, đánh giá giảng viên, cách thức đào tạo,...  

 5) Cập nhật và lưu trữ

Tổ đào tạo phải có trách nhiệm lưu trữ và cập nhật các giấy tờ, chứng tờ, tài liệu liên quan đến khóa học và hồ sơ cho nhân viên được đào tạo như giấy chứng nhận đào tạo, hồ sơ đào tạo. Các hồ sơ phải lưu gồm:

• Phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất và phiếu yêu cầu đào tạo hằng năm
•  Bản kế hoạch đào tạo và Bảng ngân sách đào tạo
•  Bản cam kết đào tạo
• Danh sách nhân viên được đào tạo và cán bộ chuyên viên tham gia giảng dạy hay giảng viên
• Phiếu đánh giá nhân viên về khóa học
• Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo hay báo cáo thu hoạch sau đào tạo
• Hồ sơ đào tạo cá nhân
• Giấy chứng nhận.

Việc đào tạo rất quan trọng đối với nhân viên cũng như là với công ty. Đào tạo giúp cho nhân viên giữ được những kiến thức cũ, cập nhật kiến thức mới. Ngoài ra còn giúp đạt được sự thỏa mãn trong công việc của nhân viên. Đây cũng được xem như là công cụ giữ người hiệu quả cho công ty. Có câu nói "Luyện binh ba năm dùng một giờ" nói về việc đào tạo. Có thể hiểu là đào tạo rất tốn nhiều thời gian, chi phí mất tới "ba năm"; nhưng nó sẽ rất có ích trong những thời điểm quan trọng "dùng một giờ". Vì vậy công ty không nên xem việc đào tạo cho nhân viên là tốn chi phí, hao phí vô ích; mà thay vào đó nên là một khoản đầu tư có ích cho khoảng khắc quyết định "dùng một giờ" đó.