Quy trình tuyển dụng

 Quy trình tuyển dụng thường có các bước sau:

STT	Người thực hiện	Quy trình	Biểu mẫu
1	Bộ phận có nhu cầu	Nhu cầu tuyển dụng	Phiếu yêu cầu tuyển dụng
2	Phòng NS	Lập kế hoạch tuyển dụng	Bảng kế hoạch tuyển dụng
3	Phòng NS	Thông báo tuyển dụng	Quảng cáo hay thông báo tuyển dụng
4	Phòng NS	Tiếp nhận hồ sơ ứng viên	Thư xin việc, bản khai lý lịch, danh sách, bảng dữ liệu ứng viên
5	Phòng NS	Phỏng vấn sơ bộ	Thư mời phỏng vấn lần 1
6	Các bộ phận	Kiểm tra, trắc nghiệm	Bài test về kiến thức, IQ, EQ, CQ…
7	Hội đồng tuyển dụng	Phỏng vấn lần hai	Thư mời phỏng vấn lần 2
8	Hội đồng tuyển dụng	Quyết định tuyển dụng	Thư mời nhận việc
9	Phòng NS	Làm thủ tục thử việc	Hợp đồng thử việc
10	Trưởng các bộ phận	Đánh giá trong thời gian thử việc	Phiếu đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc

1) Nhu cầu tuyển dụng:
Khi công ty thực hiện các mục tiêu, chiến lược sẽ chia ra các chiến lược nhỏ cho các phòng ban. Như công ty yêu cầu tăng doanh thu thêm 10% thì các bộ phận sales phải bán được thêm 10%, marketing phải thực hiện nhiều chiến dịch quảng cáo, tổ chức sự kiện events phải tổ chức thêm nhiều, nhập thêm hàng để bán... Vì có các nhu cầu như vậy nên đôi khi có những trường hợp các phòng ban không đủ nhân viên để làm. Nên để kịp thực hiện các mục tiêu mà công ty đã đề ra, thì các bộ phận thường là Trưởng bộ phận có nhu cầu sẽ làm Phiếu yêu cầu tuyển dụng và gửi lên cho phòng Nhân sự. Ở đây phòng Nhân sự sẽ xem xét, đánh giá xem liệu yêu cầu này có hợp lý không.


2) Lập kế hoạch tuyển dụng:
Sau khi tổng hợp lại các nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban như vị trí cần tuyển, số lượng bao nhiêu, thời gian cần nhân sự, lý do tuyển thành Bảng kế hoạch tuyển dụng và đưa lên cho Trưởng các bộ phận có nhu cầu và cuối cùng trình lên cho BGĐ duyệt. Nếu không được duyệt thì sẽ về phòng Nhân sự để đánh giá lại, làm lại Bảng kế hoạch tuyển dụng; hoặc cũng có thể BGĐ quan ngại về chi phí khi thêm nhân viên mới nên từ chối. Nếu duyệt thì sẽ thông báo về phòng Nhân sự để chuẩn bị các bước tuyển dụng.


3) Thông báo tuyển dụng:
Công ty sẽ thông báo tuyển dụng qua quảng cáo trên báo đài, tivi, phương tiện thông tin đại chúng hay thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm hay yết thị trước cổng cơ quan.

Thông báo tuyển dụng phải ngắn gọn nhưng rõ ràng, chi tiết và đầy đủ. Nêu rõ những yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ, phẩm chất, đặc điểm cá nhân và chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ chính của công việc. Điều kiện làm việc, tên công ty, các quyền lợi được hưởng (mức lương, chế độ đào tạo, môi trường làm việc thăng tiến...)  và các hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, CV và cách liên hệ với công ty.

Nội dung quảng cáo nên: 

• Nhấn mạnh về nội dung yêu cầu công việc
• Tiêu chuẩn nghề nghiệp
• Phát triển tính hứng thú
• Khả năng thỏa mãn
• Câu khuyến khích.

4) Tiếp nhận hồ sơ:
Hồ sơ của ứng viên sẽ được nộp vào phòng nhân sự hay lễ tân hay qua bảo vệ nhưng tất cả đều được phải tập hợp lại tại phòng nhân sự. Tại đây, phòng Nhân sự sẽ loại bỏ những ứng viên không đạt yêu cầu và tổng hợp danh sách ứng viên vào vòng sau.


5) Phỏng vấn sơ bộ: (phỏng vấn lần 1)
Những ứng viên tiềm năng sẽ được công ty mời đi phỏng vấn sơ bộ qua Thư mời phỏng vấn lần 1 hoặc công ty sẽ liên hệ trực tiếp qua điện thoại để mời đi phỏng vấn. Phỏng vấn này thường rất nhanh chủ yếu để loại ra những ứng viên thật sự yếu kém về chuyên môn cũng như kiến thức về xã hội.


6) Kiểm tra, trắc nghiệm:
Trước khi kiểm tra, phòng Nhân sự kết hợp với các bộ phận có nhu cầu tuyển nhân viên soạn ra các câu hỏi về chuyên môn cho bài test về kiến thức. Thang điểm cũng như đáp án trắc nghiệm đều có sẵn chuyển qua cho phòng Nhân sự chấm điểm, tổng hợp điểm. Hoặc là các bộ phận đó có thể trực tiếp chấm điểm nếu bài test có các câu hỏi tự trả lời. Ngoài ra còn có bài kiểm tra IQ, EQ, CQ... Tùy vào từng bộ phận có bài kiểm tra cho phù hợp. Ví dụ nếu cần tuyển vị trí quản lý thì nên tập trung vào EQ và các kỹ năng mềm; còn với các bộ phận R&D thì tập trung vào IQ và CQ.  Và còn các bài kiểm tra đánh giá tâm lý ứng viên. Nếu ứng viên là người điềm tĩnh, kỹ tính thì rất phù hợp với công việc thũ quỹ, thũ kho, kế toán. Nếu ứng viên là người hòa đồng, cởi mở, sôi nổi thì lại phù hợp vào vị trí marketing, sales, tổ chức sự kiện.

Tuy nhiên, bài kiểm tra test này chỉ có thể đánh giá được 1 phần về ứng viên và không chắc là chính xác. Thường thường những người có nhiều năm làm việc khi làm kiểm tra, test thường không đạt điểm cao bằng với các ứng viên còn trẻ, mới ra trường. Vì vậy cũng không nên coi trọng quá vào bài kiểm tra, trắc nghiệm này.

Đối với những vị trí công việc lao động phổ thông và số lượng tuyển nhiều thì bên tuyển dụng có thể loại bớt phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra, test mà sẽ phỏng vấn trực tiếp.


7) Phỏng vấn lần hai:
Đối với các ứng viên vượt trội sẽ được mời phỏng vấn lần hai qua Thư mời phỏng vấn lần 2 hoặc được liên hệ trực tiếp qua điện thoại. Tới đây, ứng viên sẽ được phỏng vấn trực tiếp bởi Hội đồng tuyển dụng. Hội đồng tuyển dụng gồm phòng Nhân sự, Trưởng các bộ phận, Giám đốc. Mục đích của việc phỏng vấn này là tìm hiểu, đánh giá ứng viên kỹ hơn, sâu hơn về các phương diện như trình độ chuyên môn, phẩm chất, các kỹ năng, cách giải quyết tình huống, đặc điểm cá nhân có phù hợp với công ty không. Ngoài ra còn giúp xác minh, điều tra để làm sáng tỏ những điều chưa rõ về ứng viên.


8) Quyết định tuyển dụng:
Hội đồng tuyển dụng đứng đầu là GĐ sẽ quyết định tuyển dụng ứng viên nào là phù hợp với công ty. Đây là quyết định quan trọng vì vậy cần nên xem xét một cách có hệ thống về thông tin các ứng viên. Sau khi đã chọn lựa được ứng viên phù hợp thì PNS sẽ liện hệ với ứng viên bằng thư mời nhận việc hoặc có thể liên hệ trực tiếp qua điện thoại. Tới đây, ứng viên đã xem như 1 chân bước vào công ty và xem như là nhân viên tập sự, nhân viên thử việc.


9) Làm thủ tục thử việc:
Công ty sẽ cho ứng viên ký vào hợp đồng thử việc. Phòng Nhân sự sẽ phổ biến vài điều về nội quy, chính sách, chế độ lương thưởng, phúc lợi, bảo hiểm, điều kiện làm việc của công ty cũng như giải đáp một số thắc mắc của ứng viên. Sau đó PNS sẽ giao nhân viên đó cho phòng ban cần tuyển dụng để bố trí công việc, cũng như hướng dẫn và đánh giá nhân viên thử việc.


10) Đánh giá thời gian thử việc:
Sau thời gian thử việc, nếu nhân viên thử việc được Trưởng bộ phận hoặc nhân viên giám sát đánh giá là đạt yêu cầu dựa trên Phiếu đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc. Phòng Nhân sự sẽ chính thức ra quyết định tiếp nhận cũng như nhân viên sẽ ký lại hợp đồng lao động chính thức và hưởng các chính sách, bảo hiểm, phúc lợi như đã cam kết. Ngoài ra, PNS còn làm những thủ tục hành chính khác như sẽ yêu cầu nhân viên mới bổ sung về sổ hộ khẩu bản sao, giấy khám sức khỏe và lưu trữ lại những thông tin đó cho công ty. Đăng ký thẻ ATM cho việc trả lương, lập sổ Bảo hiểm,… Thông báo về nhân viên mới cho Ban giám đốc cũng như công ty.

Nhân viên mới đôi khi là người có kinh nghiệm, kỹ năng, tuổi đời cao nhưng phòng nhân sự cũng cần phải giúp cho họ dễ dàng hội nhập với mọi người trong công ty. Nếu không được hướng dẫn những nhân viên mới dễ mất phương hướng và có thể nghỉ việc mặc dù đã thử việc. Đây cũng là việc quan trọng và cũng giúp cho tuyển dụng thành công tốt đẹp.